Platforma NNTB (Nenech to být) je vhodným řešením pro společnosti, kterým náleží povinnost zřídit oznamovací kanál pro podání oznámení, jeho přijetí, zpracování a vyřešení tohoto oznámeného problému. Celý tento proces musí splňovat také zásady na ochranu osobních údajů.
Povinnost zavedení nástroje pro whistleblowing vznikla od srpna pro všechny firmy v České republice nad 250 zaměstnanců, příspěvkové organizace a obce nad deset tisíc obyvatel. Pro firmy s minimálně 50 zaměstnanci začíná povinnost platit od prosince 2023.
Platforma NNTB umožňuje posílat písemná i hlasová oznámení 24/7, která jsou dostupná pro všechny skupiny uvedené v zákoně, pro žadatele o práci, zaměstnance, dodavatele.
Prostřednictvím přístupového kódu lze „filtrovat“ přístup k oznamovacímu formuláři jen vybraným skupinám oznamovatelů. K oznámení se poté dostane jen příslušná osoba, což e-mail, nebo interní systém zaručit nemůže.
Klíčové výhody NNTB:
· Nejpoužívanější whistleblowingová platforma v ČR
· Nejvyšší úroveň zabezpečení dat, v souladu s GDPR
· Vývoj softwaru byl konzultován s ministerstvem spravedlnosti
Odborníci doporučují komplexní řešení
Jak je NNTB hodnoceno právními odborníky? „„Pro splnění požadavků zákona doporučuji volit komplexní technologické řešení, které umožní rychlou a operativní administraci přijatých oznámení a vysokou míru zabezpečení dat. Technologické platformy přístupné přes webové rozhraní jsou pro organizace nejvhodnějším řešením. V případě oznamovací platformy NNTB je to násobeno i řadou mnoha benefitů,“ ocenil komplexní řešení Pavel Koukal, head of practice group compliance z Rödl & Partner.
Advokát Jakub Málek ze společnosti PEYTON legal oceňuje vysokou úroveň zabezpečení dat: „Firmy by měly místo e-mailu či prosté telefonní linky využít specializované technické řešení, které splňuje požadavky zákona a poskytuje dostatečnou úroveň zabezpečení, aby se předešlo úniku dat. Důležité je, aby byl systém uživatelsky přívětivý jak pro oznamovatele, tak pro jeho administrátory. NNTB tyto atributy splňuje.“
Zajištění anonymity oznamovatelů
Pro firmy je hlavním přínosem zajištění anonymity oznamovatelů, což povede k tomu, že namísto řešení problémů prostřednictvím právníků a soudů se problémy začnou řešit přímo v rámci firmy.
Největší rizikem tedy není pokuta – firmám hrozí až do výše jednoho milionu korun, pro jednotlivce to je sto tisíc korun – ale externí forma řešení problémů ze stran zaměstnanců. Čím snadnější a bezpečnější však bude podat oznámení interně, tím spíše budou důvěřovat svému zaměstnavateli.
NNTB umožňuje dvě varianty oznámení. Podněty anonymní jsou v oznamovacím formuláři nastaveny defaultně, ovšem oznamovatel má možnost tuto anonymitu zrušit a své jméno uvést. V případě podnětů neanonymních je v oznamovacím formuláři povinné políčko pro určení identity.
Na oznámení anonymní se žádné zákonné povinnosti nevztahují. Pokud je ovšem oznámení podepsané, subjekt musí splnit řadu povinností. Na oznámení musí například reagovat a vyšetřit ho v zákonem stanovených lhůtách. Má povinnost oznamovatele informovat o krocích provedených v rámci šetření jeho oznámení. Musí zajistit, že odesílatel oznámení obdrží potvrzení o jeho přijetí, a oznámení archivovat po dobu pěti let.
To vše platforma NNTB umí zajistit a zároveň veškeré zákonné lhůty hlídá. Chrání tak před udělením pokut za chybnou práci s oznámením.